项目经理：我不是不喜欢工作，只是不喜欢开会

这个画面不知道你们有没有：

一群人围在一起，每个人流水账似的说了一些自己的工作近况，然后因为某个人的故事比较有吸引力，大家展开了讨论，正在讨论的热火朝天时，突然有人发现跑题了，于是又继续轮到下一个，直到会议结束。

出了会议室感觉这个会白开了，一看手表，过去了一个多小时，回去还得加班……

最后感慨一句，这日子啥时候是个头啊！

我觉得职场人大体可以分为两类：

一种是开完会就不用工作的人；

另一种是开完了会还要继续工作的人。

对于第一种人，开会是不是高效、精简、解决问题，没有关系。

但他们还是会一如既往的坚持开会，是因为开会对他们来说是消磨时间、塑造人设、打鸡血最好的时机。

对于第二种人，希望开会的效率高，方便快捷，把遗留的问题能在会上直接集中解决掉。

01、无效开会的场景

经常在群里里看到大家吐槽：世界上最远的距离，不是生与死，而是我坐在你面前你却不知道我想散会回家。

除了前面提到的那个场景，还有很多让人忍不住吐槽的开会场景，看看你有没有中枪：

1、开会跑题

开会跑题应该是无效开会的No.1，没有比这个更令人无语。

老板习惯活跃一下气氛，比如：“今天大家吃了什么？”，“小原啊，你今天穿的还挺帅，准备去约会？“诸如此类。

一波活跃以后，会议啥内容也不太清楚，总之就是要开会，联络一下感情。

其实台下心里只有一件事：早点散会！

2、会议不准时

公司禁止打工人迟到早退，但每次在开会的时候从来不准时，又迟到又拖课。

小原收到通知：今天4点半开会。心里一阵开心，就算开一个半小时的会，今天也能准时回家了。

可是万万没想到，4点半拖到5点半拖到6点，小原的心越来越烦躁，可也只能压制，到6点半终于开始开会了！

只能拿出手机告诉家里“不要等我吃饭了”。

3、下班前开会

在每次好不容易可以准时下班，早早收好包包，盯着时间等待下班，结果在最后一刻通知，留下来开个会。

这是我心里最讨厌的行为Top1，没有之一。仿佛在你工作任务都完成的情况下，还有什么办法能让你再“合理”地劳作一会？估计就是加班了。

4、开会打鸡血

老板都是洗脑大师，怎么可能放过开会这个集中洗脑的机会，而最可怕的就是这种会议从不解决实际问题，而是一群人抬着脑袋接受领导的洗礼。

5、和甲方的需求会议

这是一个不得不开，他不叫你你也得上赶着去开的会议。

但每次奔着确认需求去的，都会兜着一堆新需求回来。

只能面上笑呵呵，心里MMP。

6、形式主义会议

这种会议纯粹的形式主义，走流程。只要人到了就好，适当的时候微笑一下，在合适的时候再鼓个掌。

为什么大家会那么在意会议有没有效，因为开完会还有一堆活要干，如果会议不是用来解决问题的，那就是占用了解决问题的时候。

02、如何高效开会

正因为无效的会议太多，高效的会议太少，打工人的工作时长才被无限地延长。

糟糕的无效会议，就算只开半小时，也比看了2小时无聊的电影更无聊。

在没有任何准备条件的情况下，没有一场无聊的会是无辜的。

要怎么才能实现高效的开会呢？

基于最简单的逻辑，永远不要打没准备的仗，开会也是如此，一件事能不能成，往往在开始就决定了80%。

在会议开始前先问自己几个问题：

接下来，就需要在会议过程中进行把控。主要有2点：

1. 5分钟内明确会议议程
2. 严格按照规划的时间去推进讨论

总结下来一共有6个部分，前4个部分都在准备阶段，在会议进行中只需要关注2点就好。

能抓重点知分配，有的放矢，会议才能高效起来。接下来就针对这6个部分，再拆解一些细节需要把握的点。

1、明确会议类型和会议目的

关键要点：会议不是拿来讨论的，是用来解决问题的，所以必须有主题。

如果你是已经有了解决方案，需要大家提供意见建议的会可以开；方案确定以后通知执行的会可以开。没有准备的会议不要开，这是会议的一个根本要求。

2、充分的会前准备

会前准备包括相关的纸质材料、报告报表、进度数据、项目背景资料等。这些准备的作用是在会议开始时，以最快的速度实现信息同步共享。

更进一步最好是能够实现可视化，把所有通过文档、文件、说明书等等文稿所传达的信息，以图、表、画等等形式传达出来，类似很多项目经理做的启动会PPT。

3、规划会议时间

不要任何开会的时候不用规划，让它自由发挥就好，这样只能让会越开越久，越开越无效。

要形成一种意识：超时意味着会议失败。

因此，会议的所有时间要约定下来，这包括4个时间：

那有人会问了，有效会议是开多久呢？一般来说，在30-40分钟之间算合理。

除了一些重大会议，比如：战略会议，可能要封闭式会议2-3天；年度会议，这个也是按天算的。

除此之外，日常会议开不了那么久，动辄几个小时真的不是在浪费生命吗？

无论于公司还是个人而言，开的时间越长，成本越高，即使回家休息也是为了第二天更好的创造价值。其次，会议的效果和时长没有任何关系，而是和会前准备相关，会前准备越充分，效率越高。

4、设定参与成员

这一部分同样是会议的准备阶段，选哪些人来参加会议很重要，开会的基本目的是解决问题，而往往解决问题的人并不是越多越好，这个在工作中大家就有体会。所以参会人员很重要。

参会人有几种角色：主持人、记录人、一般参会人、决策人、旁观者，这个需要在会前就做好分配，让每个人都打起精神紧张起来。

还有几个关键点需要注意：

主持人的角色最为重要，负责把控整体会议的节奏。

记录人的要求是在24h内发出会议记录，就是一个“快”字。

明确决策人：是一人决策还是所有人共同参与，如果一人决策，在会议邀请的时候就要指出。

旁听者，设立旁听席，而旁听席只能听不能发声。

5、5分钟发言

这里的“5分钟“要注意有2个部分：

1、明确会议议程时

议题陈述小于5分钟，同一时间一个对话只允许一个人讲话

2、总结时

5分钟做总结：下一步工作计划、负责人、截止时间这三个关键要素

10分钟回顾：回顾上次同类会议的内容

6、严格按照议程时间组织讨论

时间，时间，时间！重要的事情说3遍，一个高效会议的关键词就是「准备+时间」

在会议进行过程中，肯定会出现打开话匣停不下、遇到争论吵起来喋喋不休的状况，这个时候就需要有个清醒的人，时刻按照议程时间来组织讨论，去推进这场会议。

03、写在最后

其实会议形式不止一种，不一定大家非得围着一张桌子才是开会，还应该鼓励非正式的沟通，让大家畅所欲言。

事实上，非正式会议的效率>正式会议的效率。

大家偶尔阳台抽烟的时候聊一下，邻座的问题沟通请教以及午餐时的交流对话……这些都算非正式会议，只要能解决问题，就是高效。

我在《多样性团队》一书中看到关于管理和开会，谷歌的“心理安全”和亚马逊公司的30分钟“黄金沉默”，充分发挥了团队多样性。

而做到这一切的先决条件，首先要保证，在一个有效的管理体制中，确保员工反对有效。

让每个人都有参与感，提前做好会议准备，自然能够共同提高会议效率。